Quản lý tồn kho bằng phần mềm quản lý bán hàng ra sao?

Một trong những “nỗi đau” lớn nhất của các chủ quán F&B là mất kiểm soát hàng tồn kho: nguyên liệu hao hụt, thiếu hàng giữa ca, hoặc tồn đọng quá mức khiến chi phí đội lên. Càng nhiều chi nhánh, vấn đề càng phức tạp. Thay vì ghi chép thủ công hay dựa vào cảm tính, ngày nay các quán cà phê và nhà hàng đang chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát kho chính xác theo thời gian thực. Và đó cũng là cách LOOP Smart POS giúp hàng ngàn chủ quán vận hành nhẹ nhàng hơn mỗi ngày.

1. Vì sao quản lý tồn kho lại quan trọng với quán F&B?

Quản lý tồn kho giúp bạn nắm rõ “sức khỏe” quán – biết rõ còn gì, thiếu gì và nên nhập gì tiếp theo.

Trong ngành F&B, nguyên liệu là “xương sống” của vận hành. Chỉ cần sai sót nhỏ trong quản lý kho, hệ quả có thể lan sang mọi khâu khác:

• Món bán chạy bị hết hàng giữa ca → khách thất vọng, doanh thu mất đi.

• Nguyên liệu hư hỏng do nhập quá nhiều → lãng phí chi phí.

• Nhân viên ghi sai số lượng hoặc quên cập nhật phiếu xuất → số liệu lệch, khó đối soát.

  
  

Một hệ thống quản lý tồn kho chặt chẽ giúp:

• Theo dõi lượng nguyên liệu chính xác đến từng đơn vị (gram/ml).

• Biết rõ khi nào cần nhập thêm, tránh thiếu hụt.

• Kiểm soát thất thoát, gian lận trong quá trình pha chế – phục vụ.

• Dự báo nhu cầu nguyên liệu dựa trên doanh số bán.

  
  

2. Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý tồn kho như thế nào?

Phần mềm quản lý bán hàng tự động cập nhật số lượng nguyên liệu sau mỗi giao dịch, giúp chủ quán biết tồn kho theo thời gian thực.

Khác với việc ghi chép thủ công, phần mềm bán hàng hiện đại như LOOP Smart POS giúp đồng bộ dữ liệu kho và bán hàng chỉ trong vài giây. Cụ thể, mỗi khi nhân viên bán 1 ly cà phê sữa, hệ thống tự động trừ lượng sữa, cà phê, đường đã định lượng trong công thức món. Nhờ vậy, tồn kho luôn được cập nhật chính xác, không cần nhập tay.

Ví dụ:

Món bán ra	Nguyên liệu sử dụng	Hệ thống tự động trừ
Cà phê sữa đá	20g cà phê, 30ml sữa đặc	–20g cà phê, –30ml sữa
Trà đào cam sả	10g trà đen, 50ml syrup đào	–10g trà, –50ml syrup

Ngoài ra, chủ quán có thể xem:

• Tồn kho cuối ngày theo từng nguyên liệu.

• Báo cáo xuất – nhập – tồn chi tiết từng chi nhánh.

• Cảnh báo sắp hết hàng, giúp chủ động nhập hàng kịp thời.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý tồn kho như thế nào?

3. Bản miễn phí và bản trả phí khác gì?

Bản miễn phí hỗ trợ bán hàng cơ bản; quản lý tồn kho thuộc gói trả phí cùng nhiều tính năng nâng cao.

Tóm lược phạm vi:

• Bản miễn phí (không gồm kho): tạo đơn, quản lý sản phẩm, báo cáo doanh thu cơ bản, đa thiết bị. Phù hợp quán mới mở, cần làm quen quy trình.

• Gói trả phí (có kho): quản lý tồn kho theo công thức, cảnh báo thiếu/hết hạn, kiểm kê, phân quyền thao tác, báo cáo xuất–nhập–tồn nâng cao, hỗ trợ đa chi nhánh, kết nối Peko Rewards Hub.

  
  

Gợi ý: Khởi động bằng bản miễn phí để ổn định bán hàng, nâng cấp lên gói có kho khi số món/điểm bán tăng hoặc khi muốn kiểm soát thất thoát.

4. Cách phần mềm LOOP Smart POS tối ưu quản lý tồn kho cho quán

LOOP Smart POS giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tồn kho – từ nhập, xuất đến kiểm kê.

a. Tự động trừ nguyên liệu theo định lượng

Mỗi món trong menu đều có công thức định lượng riêng. Khi bán ra, hệ thống tự động trừ kho theo công thức – đảm bảo sai số gần như bằng 0.

b. Cảnh báo hàng sắp hết và hàng tồn lâu

Phần mềm gửi thông báo khi số lượng nguyên liệu dưới mức tối thiểu hoặc sắp hết hạn sử dụng, giúp chủ quán xử lý kịp thời trước khi xảy ra thiếu hụt.

c. Kiểm kê kho dễ dàng

Thay vì ghi tay, nhân viên chỉ cần mở ứng dụng, quét mã nguyên liệu và nhập số thực tế. Hệ thống tự so sánh và báo chênh lệch.

d. Phân quyền nhân viên & theo dõi lịch sử xuất – nhập

Mọi thao tác nhập hàng, điều chỉnh số lượng đều có log lưu lại – tránh gian lận hoặc sai sót.

e. Phân tích dữ liệu & dự báo

LOOP tích hợp báo cáo phân tích giúp chủ quán nắm được:

• Nguyên liệu nào tiêu hao nhiều nhất.

• Món nào bán chạy nhất để dự báo nhu cầu.

• Tỉ lệ hao hụt và lợi nhuận gộp theo từng kỳ.

4. Cách phần mềm LOOP Smart POS tối ưu quản lý tồn kho cho quán

5. So sánh quản lý thủ công và phần mềm bán hàng

Tiêu chí	Ghi chép thủ công	Phần mềm quản lý bán hàng LOOP
Cập nhật số liệu	Thủ công, dễ sai sót	Tự động, chính xác theo thời gian thực
Kiểm kê	Mất nhiều thời gian	Quét mã nhanh, lưu lịch sử
Cảnh báo hết hàng	Không có	Có tự động cảnh báo
Báo cáo phân tích	Không có	Có chi tiết theo chi nhánh, món, nguyên liệu
Quản lý đa chi nhánh	Rất khó	Dễ dàng, đồng bộ dữ liệu cloud

Rõ ràng, phần mềm bán hàng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp chủ quán ra quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.

6. Quản lý tồn kho thông minh – nền tảng cho vận hành hiệu quả

Tồn kho được quản lý tốt giúp quán tiết kiệm chi phí, giảm lãng phí và tăng lợi nhuận thực.

Khi bạn biết rõ:

• Mỗi ngày dùng bao nhiêu sữa, bao nhiêu cà phê.

• Nguyên liệu nào sắp hết, nguyên liệu nào tồn lâu.

• Món nào mang lại lợi nhuận cao nhất.

…bạn đang vận hành dựa trên dữ liệu, không còn “đoán mò” nữa.Đó chính là tư duy của người quản lý hiện đại – và cũng là lý do hàng nghìn quán F&B tại Việt Nam đang chuyển sang dùng LOOP Smart POS.

7. Kết luận & Lời khuyên cho chủ quán

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ cần thiết để quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát và tối ưu vận hành.

Nếu bạn đang:

• Mất hàng mà không biết lý do.

• Tốn thời gian kiểm kê mỗi cuối tuần.

• Chưa biết chính xác lãi/lỗ từ từng món.

Thì đã đến lúc chuyển sang phần mềm bán hàng chuyên nghiệp như LOOP Smart POS – giải pháp “tất cả trong một” giúp:

• Quản lý bán hàng – kho – nhân viên – khách hàng trong cùng hệ thống.

• Cập nhật số liệu tự động, mọi lúc mọi nơi.

• Có phiên bản miễn phí, phù hợp cho quán nhỏ mới vận hành.